Организация системного сервисного сопровождения региональных и иных конкурсов путем использования баз знаний проектов и института медиаторов

мая 12, 2015
Организация системного сервисного сопровождения региональных и иных конкурсов путем использования баз знаний проектов и института медиаторов

В этом материале рассматриваются вопросы повышения эффективности деятельности НКО и предлагаются решения на основе взаимодействия профессиональных сообществ путем развития сферы услуг для НКО. Рассматривается институт медиаторов для консолидации работ и передачи их большими пакетами провайдерам услуг.

Термины и определения

Высокоэффективные услуги – услуги, исполняемые профильными специалистами необходимого уровня квалификации (высокая производительность и качество работ)

Низкоэффективные услуги – услуги, исполняемые непрофильными специалистами, не имеющими необходимый уровень квалификации (низкая производительность и качество работ).

Провайдер услуг – организация, специализирующаяся на предоставлении услуг для НКО определенного вида.

Медиатор – организация, выполняющая функции системного сопровождения большой группы проектов и консолидирующая непрофильные для НКО работы в крупные пакеты для исполнения провайдерами соответствующих услуг.

Аутсорсинг – передача на исполнение непрофильных работ провайдерам соответствующих услуг.

Сервисные услуги – виды деятельности НКО, которые не относятся к предметной области основной деятельности, но необходимы для ее обеспечения.

Текущее состояние общесистемной эффективности

 В данном случае мы сосредоточили внимание только на общесистемных вопросах эффективности третьего сектора, т.е. только тех, которые затрагивают любое направление предметной деятельности сектора по предоставлению услуг гражданскому обществу.

В каждом из направлений есть свои особенности повышения эффективности, но это прерогатива соответствующих специалистов и профессиональных сообществ.

Текущее состояние (см. рисунок ниже) можно охарактеризовать двумя зонами эффективности деятельности:

  1. зона высокоэффективных услуг основной деятельности НКО и провайдеров сервисных услуг (исполняют специалисты)
  2. зона низкоэффективных сервисных услуг (исполняют неспециалисты)

К зоне высокоэффективных услуг можно отнести основную предметную деятельность, выполняемую профильными специалистами НКО и деятельность привлеченных ими по аутсорсингу профильных специалистов сервисных услуг.

Причины низкой эффективности некоторых работ в НКО следующие:

  1. невозможность роста квалификации (обучения) и накопления опыта из-за спорадического занятия этим видом деятельности ввиду его малого общего объема
  2. отсутствие рядом специалистов, с которыми можно было бы обсудить специфические проблемы
  3. отсутствие контактов с профессионалами других организаций
  4. часто потребности возникают как непредвиденные непрофильные виды деятельности необходимые в определенных проектах
  5. боязнь передать эту часть работ сторонней организации
  6. пониженное внимание к работам не основной деятельности

Таким образом, по факту работы этой категории исполняются неспециалистами и соответственно с низкой производительностью и качеством, что, безусловно, отражается на общей эффективности деятельности организации.

Но есть и еще одна категория работ, которые потенциально важны и нужны в деятельности НКО, но не реализуются по следующим причинам:

  1. боязнь включения в состав деятельности работ, имеющих по разным причинам высокие риски быть не исполненными
  2. невозможность преодоления порога доступности услуги из-за малых требуемых объемов
  3. отсутствие знаний о новых технологиях и методиках выполнения работ
  4. по причине невозможности планирования сроков и необходимости проведения некоторых работ
  5. по причине отсутствия развитых средств горизонтальных коммуникаций между НКО

Примеры

Приведем примеры практических ситуаций возникающих, например, в грантовых проектах.

Пример 1

Организации не включают в свои заявки социальную рекламу т.к. решение о ее предоставлении принимают комитеты по рекламе на конкурсной основе и таким образом высок уровень риска неисполнения этой задачи проекта.

Пример 2

Контроль информационного поля проекта или организации путем мониторинга печатных и электронных СМИ требует затрат от 100 до 200 тысяч рублей в год, что для мало и среднебюджетных проектов является недоступным

Пример 3

Появление новых высокотехнологичных средств в Интернете, развитие таких направлений как соцреклама, фандрайзинг, краудфандинг, коворкинг и других остаются незамеченными многими НКО. Концентрация проектов позволит облегчить ознакомление их с новыми методологиями.

Пример 4

Закладывать в проект консалтинг по бухучету и юридическим вопросам рискованно, так как такая необходимость в отдельной организации может возникнуть, а может и нет.

Пример 5

Не смотря на то, что большинство проектов декларируют его продолжение по окончании, выполняются такие обещания не часто. Вместе с тем, ряд проектов всегда имеют хороший потенциал по фандрайзингу, но исполнители не закладывают в свои заявки средства на его проведение в процессе исполнения. Медиатор мог бы привлекать специалистов по фандрайзингу для выявления подходящих проектов и формировал бы пакетный заказ на такую услугу.

Пример 6

В рамках грантовых конкурсов по определенным направлениям было бы полезным в процессе исполнения проектов проведение конференции с докладами исполнителей проектов для обмена опытом и координации некоторых проектов между собой, но вряд ли какая-либо организация решится включить такую задачу в проект т.к. не знает заранее круг победителей.

Общесистемные направления повышения эффективности третьего сектора

Перевод услуг из зоны неэффективных в зону высокоэффективных возможен при помощи следующих механизмов:

  1. обучение
  2. перевод на аутсорсинг
  3. создание профессиональных сообществ провайдеров услуг для НКО
  4. создание специализированных организаций провайдеров услуг для НКО
  5. создание и развитие института медиаторов
  6. стандартизация услуг

Перевод нужных, но неиспользуемых услуг в используемые:

  1. преодоление порога доступности услуги
  2. снижение рисков невыполнения работ до приемлемых
  3. просветительская работа по продвижению новых услуг
  4. обучение
  5. создание и развитие института медиаторов
Институт медиаторов

Представляется, что создание и развитие института медиаторов проектов НКО может ускорить процессы повышения эффективности.

Функции медиаторов могут выполнять следующие категории:

  1. организации, специализирующиеся в этом виде деятельности
  2. ресурсы профессиональных сообществ, содействующие консолидации заявок на сервисные услуги
  3. онлайн профильные ресурсы, содействующие консолидации заявок на сервисные услуги определенных направлений

К первой категории можно отнести ресурсные центры и организации, привлекаемые организаторами конкурсов социальных проектов для поддержки исполнителей проектов.

Ниже представлена концептуальная схема потока работ организуемого медиатором группы проектов путем консолидации непрофильных работ и передачи их на аутсорсинг профессиональным организациям соответствующего профиля.

 

Следует сказать, что в общем случае сам медиатор может являться провайдером определенных видов услуг и являться их исполнителем. Типичный случай, если медиатором является ресурсный центр.

Провайдерами сервисных услуг могут быть:

  1. Ресурсные центры НКО
  2. Специализированные организации
  3. Профессиональные сообщества (на первом этапе развития сообщества)

Мы очень надеемся, что профессиональные сообщества будут взаимодействовать между собой и медиаторами и предлагать пакетные профессиональные услуги.

Медиатор в дополнение к деятельности по одному из основных направлений конкурса выполняет следующие функции:

  1. Осуществляет коммуникации со всеми проектами конкурса
  2. Консолидирует заявки по различными сферам сервисного обслуживания и взаимодействует с исполнителями услуг
  3. Определяет через профессиональные сообщества исполнителей сервисных услуг для всей группы проектов конкурса и заключает договора на сервисное обслуживание на период исполнения конкурсных проектов
  4. Коммуницирует с ресурсами администраций, крупными профильными сайтами по направлениям конкурса, СМИ и другими на предмет распространения виджетов новостей, календаря мероприятий и поисковой системы по проектам на этих ресурсах
  5. Проводит работы по развитию горизонтальных связей между исполнителями проектов
  6. Координирует план крупных и совместных мероприятий исполнителей проектов
  7. Выпускает периодические обзоры по конкурсным проектам
  8. Формирует содержательные документы для рассылок

Нормативные механизмы финансового обеспечения сервисного обслуживания проектов

Основу целесообразности использования определенных средств дает сложившаяся практика проведения конкурса грантов Президента и закон о благотворительной деятельности.

Привлечение в качестве операторов конкурса крупных НКО с выделением на эту деятельность 6% от объема конкурса, теоретически оставляет до 14% на иное сервисное профессиональное обслуживание проектов конкурса, если брать во внимание закон о благотворительной деятельности (ФЗ 135) по которому на такую деятельность допускается тратить до 20% привлеченных на программы и проекты средств.

Видимо есть определенный резон для сообщества рассмотреть целесообразность расширения де-факто работающего механизма финансирования операционной деятельности конкурсов на финансирование сервисного профессионального обслуживания проектной деятельности НКО. 

Реперной границей такого финансирования является 14% от общей суммы конкурса. Эта цифра неплохо коррелирует с данными о стоимости проведения оценки проектов (5-15%) с учетом того, что оценка очень важный, но не единственных вид таких услуг.

Имеющийся опыт

Следует сказать, что в направлении развития предоставления групповых сервисных услуг для всех проектов социальных конкурсов  работы уже ведутся.

С 2011 года по программе "Привлечение некоммерческих организаций к администрированию конкурсов проектов СО НКО" по семи из девяти конкурсов Министерство по местному самоуправлению и внешней политике Архангельской области передало часть функций по их организации и проведению независимой специализированной организации – региональной благотворительной общественной организации «Архангельский Центр социальных технологий «Гарант» (далее также – Центр «Гарант», специализированная организация). Центр «Гарант» работает в Архангельской области с 1998 года, является  надежным партнёром министерства, фактически выполняет функции ресурсного центра для некоммерческих организаций. Центр «Гарант» имеет опыт проведения конкурсов социальных проектов для НКО с 2001 года и обладает необходимыми технологиями и специалистами (см. стр. 57-61 в издании "Сборник лучших практик: СО НКО – поставщики услуг и получатели поддержки", VII Всероссийская конференция «Межсекторное взаимодействие в социальной сфере», Центр гражданского анализа и независимых исследований «ГРАНИ» по заказу Минэкономразвития России, Москва 2014.).

 В качестве второго примера можно привести наш проект Портал проектов НКО "Диалог" dialog.pronko.org. Его можно привести как пример, когда системная поддержка 67 социальных проектов обеспечивалась по линии IT технологий.

 Технологический фундамент этого проекта закладывался в 2010 году и сейчас мы можем полностью отдать себе отчет в том, что те мотивы, которые сподвигли нас на эту  работу в течение трех лет (это в частности обеспечение условий для тиражирования проектов НКО) к настоящему времени составляют очень небольшую часть тех возможностей, которые открылись нам как в процессе разработки, так и начиная с 2013 года в процессе реализации данного проекта по гранту конкурса социальных проектов.

Остановимся на кардинальном факторе проекта - введении в практику новой формы публичного представления социальных проектов в виде базы знаний проекта выполненной на полнофункциональном сайте проекта, которую можно ассоциировать с "бортовым журналом" проекта.

Давайте посмотрим какие формы представления и в какой последовательности появлялись в последнее время. См. рисунок ниже.

Обратим ваше внимание на то, что с каждым шагом идет увеличение степени открытости и объема информации о проекте.

Таким образом можно сказать, что институт проектов-медиаторов или организаций-медиаторов де-факто уже существует и даже накоплен определенный практический опыт, по крайней мере в двух известных нам проектах

Не смотря на явные отличия этих решений у них мы видим одно принципиальное общее: в обоих случаях грантовый конкурс, финансируемый из бюджетных средств, обслуживали привлеченные НКО, которые коммуницировали со всеми проектами конкурса и предоставляли ряд сервисных услуг. Состав услуг, активность в различных фазах жизненного цикла конкурса, способ привлечения таких организаций не является принципиальным.

Наше предложение нацелено на расширение применения института медиаторов в рамках традиционных конкурсных положений, предусматривающих обязательное соответствие направлениям конкурсов путем включения крупной НКО в свой проект в дополнение к предметным задачам по одному из главных направлений конкурса, задач связанных с выполнением функций медиатора. Ведь границы практически всех проектов размыты и очень часто выходят за границы формальных направлений, например создание сайта для добровольцев или поисковиков это не есть прямая деятельность по этим направлениям - это информационная поддержка. Ну, так почему же не дать ту же информационную поддержку и иные виды сервисных услуг всем проектам конкурса? Другое дело, что обеспечить исполнение такого проекта могут только крупные организации, способные выполнять в рамках проекта как предметные задачи по направлению конкурса, так и задачи медиаторов.

Ниже приводится возможная схема реализации такого подхода.

 

Механизм предусматривает два варианта привлечения сервисного обслуживания конкурсных проектов:

  • основной
  • дополнительный

Основной вариант базируется на использование региональных ресурсных центров, а дополнительный на привлечение крупных профильных НКО или их объединений.

При этом возможны такие варианты когда, например, оценку проводят обученные специалисты центров, а их консультирование или методическое руководство обеспечивает ассоциация АСОПП.

Заметим при этом, что оценщики будут проводить не 1-2 оценки собственных проектов в год наряду с участием в других работах организации, а десятки проектов, что обеспечит их полную загрузку по профильной специальности и постоянное накопление опыта и совершенствование. При этом их прямое взаимодействие с профессиональным сообществом обеспечит рост качества оценки и обмен методиками в целом по сектору.

Специализированные обзорные туры по ресурсам и проектам

Для упрощения доведения до пользователей основной информации нами разработана специальная технология, которая позволяет организовать набор обзорных туров по Интернет-ресурсам для различных групп пользователей с учетом их потенциальных интересов.

Например, можно сделать тур по проектам, имеющим наибольший потенциал для использования их как основы социального предпринимательства или по проектам определенной тематической направленности. При этом сама траектория может включать самые разные сайты и порталы с важной информацией и при ее прохождении предоставлять дополнительную поясняющую информацию организованную в виде иерархического дерева и позволяющую предоставить информацию с разным уровнем детализации.

Обзорный тур (http://dialog.pronko.org/?mv2000t=pronkotours-dialog-isp) позволяет проделать путешествие по порталу проектов и ознакомить пользователей как с самими проектами, так и с его возможностями по информационному сопровождению в процессе исполнения социальных проектов в соответствии с современными трендами открытости и ориентацией на дальнейшее тиражирование проектов.

В процессе тура вы посетите наиболее важные страницы портала. На каждой странице тура будут всплывать информационные блоки с поясняющей информацией.

Эта технология позволяет в короткое время ознакомить пользователей с важнейшей информацией по проектам и ресурсам.

Фрагмент инструкции показывает основы навигации по туру.

Характеристики баз знаний проектов

Проект "Портал проектов по тематикам конкурса" dialog.pronko.org, по нашему мнению, имеет одну очень важную особенность - его влияние проявляется и будет проявляться в широком спектре аспектов третьего сектора:

  • проектная деятельность
  • открытость
  • тиражирование
  • информатизация сектора
  • развитие горизонтальных связей между НКО
  • организация группового обслуживания проектов
  • консолидация новостной и календарной информации проектов
  • продвижение проектов в Интернете
  • создание биржи проектов, в том числе и как кандидатов на социальное предпринимательство
  • повышение компетенций НКО
  • создание базы проектов для обучения на примерах
  • создание предпосылок стандартизации проектной деятельности
  • создание предпосылок стандартизации конкурсной деятельности

По каждому из этих аспектов решение в формате базы знаний проектов в виде кластера полнофункциональных сайтов проектов имеет явные преимущества и большие запасы по развитию

 

Фактор

Обоснование, комментарий

Как  реализовано в проекте

1

Открытость (информированность граждан, властных структур, бизнеса, НКО, СМИ о проектной деятельности НКО)

Фонд развития гражданского общества, «Доклад о развитии институтов гражданского общества в России»: "Один из ключевых принципов распределения грантов для НКО — открытость и доступность информации. Соблюдение этого принципа должно обеспечиваться как НКО-операторами, так и получателями грантов.", "речь идет даже не о финансовых отчетах, а об «описательной» части, в которой бы подробно рассказывалось о предпринятых в рамках проекта действиях, проведенных мероприятиях и т. д."

Открытость обеспечена путем предоставления каждому из 67 проектов полнофункционального сайта класса Drupal. Для представления проекта используются все мультимедийные форматы в т.ч. видео и презентации. Используются такие форматы как календари событий, интервью руководителей проектов, навигатор (сборник) проектов и д.р. Сформирован сводный канал новостей проектов, сводный календарь мероприятий.

2

Доступность (параметр открытости)

Доступность определяется легкостью нахождения информации через поисковые системы. Основной оценочный критерий - нахождение в ТОП10 Яндекса

 Не менее 50 тематических ключей порталаdialog.pronko.org входят в ТОП10, что обеспечивает легкость поиска со стороны всех категорий стейкхолдеров. Статистика ниже в дополнениях.

3

Наглядность (параметр открытости)

Наглядность является одним из важнейших свойств открытости, которое обеспечивает легкость восприятия информации разными категориями стейкхолдеров. Зависит от множества факторов самих стейкхолдеров, в том числе их психофизическими параметрами восприятия информации.

Обеспечивается предоставлением полнофункционального стандартизованного сайта-контейнера  каждому проекту на самой мощной открытой сиcтеме управления Drupal. Обеспечивается всем арсеналом используемых в Интернете медиаформатов и использованием новейших средств визуализации сложных данных, в частности интеграцией портала с лидирующей библиотекой d3js.

5

Повышение эффективности грантов

Классическая оценка эффективности проекта (гранта) =результат / затраты. При этом не учитываются новые знания получаемые в процессе исполнения. Определенная часть знаний фиксируется в отчетах по формуле "ЧТО СДЕЛАНО", но классическая модель исполнения проектов не предусматривает публичный доступ к ним.

Используемая модель представления хода исполнения проекта с накоплением информации в форме "бортового журнала проекта" фиксирует знания по формуле "ЧТО, КОГДА И КАК ДЕЛАЕТСЯ И СДЕЛАНО" для повторного использования и изучения. В данном случае формула эффективности = (результат + знания + тиражирование) / затраты.

6

Обучение проектной деятельности

Одной из наиболее эффективных методик обучения является обучение на примерах.

Представительное количество открытых проектов по четырем направлениям является хорошей базой для обучения как молодых НКО, так и опытных

7

Тиражирование проектов

Тиражирование является одним из самых мощных инструментов повышения эффективности грантов.

67 проектов доступны для изучения и выбора как кандидата тиражирования для стейкхолдеров, включая граждан, НКО, власти  и др.

8

Быстрый старт базы знаний

В настоящее время есть доля грантополучателей не имеющих своих сайтов.

В проекте использована концепция предоставления «готовых к употреблению» сайтов проектов , что обеспечило быстрый старт

 

Порог требуемых компьютерных компетенций

Грантополучатели имеют совершенно разный уровень компетенций в компьютерных технологиях, что во многих случаях является сдерживающим фактором. Некоторые грантополучатели не имеют своих сайтов. Работа в MS Word не является проблемой.

Проект обеспечил два режима работы с сайтом проекта: 1. полное управление собственными силами исполнителя проекта, 2. исполнители предоставляют материалы в MS Word, а размещение обеспечивает редакция портала. Практика подтвердила эффективность такого подхода

9

Обеспечение возможностей исследования проектов

Для проведения исследований проектов НКО нужна их представительная выборка, которая должна обеспечивать: единство представления проектов, принадлежность к определенному направлению, нахождение в одинаковых фазах жизненного цикла.

При использовании базы знаний на основе кластера сайтов большой группы проектов все требования для получения репрезентативной выборки проектов выполняются.

10

Стандартизация проектной деятельности третьего сектора

Проект – основная единица деятельности третьего сектора. Зрелость сектора определяется уровнем стандартизации проектной деятельности.

Проект заложил основы для стандартизации представления проектов в базах знаний, заложил основу для развития технологической поддержки исполнения проектов и принципов консолидации данных по кластеру проектов в соответствии со стандартами открытых данных.

11

Создание основы для группового мониторинга и оценки

В настоящее время наметился тренд развития мониторинга и оценки проектов. Выборочный подход при этом снижает их эффект и увеличивает стоимость проведения.

Групповые методы внутреннего и внешнего мониторинга и оценки полностью совместимы с идеологией баз знаний проектов по схеме «группа проектов» + «группа экспертов».

12

Повышение компетенций исполнителей

Исполнители мало знают о родственных проектах и событиях в сфере направления своего проекта т.к. исполнители не могут себе позволить мониторинг СМИ из-за его дороговизны.

Кластеризация родственных проектов позволяет изучать их. Мониторинг СМИ по проектам и направлениям позволяет использовать информацию для повышения своих компетенций, при этом стоимость мониторинга распределяется на большое число проектов.

13

Рейтинг информационной активности проектов

Информационная активность исполнителей проектов является основным фактором открытости, но фрагментарное представление проектов на сайтах исполнителей не позволяет проводить такое рейтингование.

Кластеризация множества проектов на портале позволила реализовать технологию и сформировать новый институт некоммерческого сектора – рейтинг информационной активности проектов, который дает как общую картину, так и детализированную по всем форматам опубликованных данных.

О платформе PRONKO

Данный документ опирается на работы по созданию платформы информационно-технологической поддержки решения социальных проблем и развития гражданского общества «PRONKO». Работы по платформе ведутся с 2010 года и опираются на опыт работы в третьем секторе, которую мы ведем с 1999 года.

Ниже представлено дерево целей платформы.

Платформа позиционируется как средство способствующее решению широкого спектра задач и поэтому ее описание довольно объемно. Основой платформы PRONKO является является понимание необходимости комплексной информатизации третьего сектора, которая находится на низком по сравнению с бизнесом уровне. Не стоит думать, что такое состояние свойственно только нашей стране. Общее состояние в этой области смотрите в эпиграфе к порталу взятом от фонда Билла и Мелинды Гейтс. Главная цитата звучит так:

"Однако информационная инфраструктура, ориентированная на социальный сектор, развита очень слабо! "

Простых решений остается все меньше и меньше, развитие идет в сторону усложнения процессов и средств. Кто двадцать лет тому назад мог думать, что практически каждый будет носить в кармане компьютер с операционной системой и дисплеем в виде мобильного телефона?

Но, как и в телефонах, важно донести до пользователе практический функционал, а внутренности - удел соответствующих специалистов. Аналогично и с платформой - мы стараемся донести только функционал, полезный в практике. К их числу мы относим, в частности, реализацию базы знаний проектов на dialog.pronko.org. 

Если у кого-то есть информация по зарубежным базам знаний проектов, именно проектов т.к. баз по донорам достаточно много, просьба поделиться этой информацией - нам таких баз обнаружить пока не удалось.

Здесь дополнительные материалы по порталу и концепции платформы развития третьего сектора:

Михаил Пьяных 

АНО "Информационная сеть НКО"

mnpmkt@gmail.com